Evernote ist ein tolles Tool, um Informationen unterschiedlichster Art zu sammeln, zu strukturieren und – besonders wichtig: anschließend auch wiederzufinden! Aus meinem beruflichen und privaten Alltag ist es nicht mehr wegzudenken. Wie Evernote mir die tägliche Social-Media-Arbeit erleichtert, möchte ich heute vorstellen. Vorweg: Für viele Einsätze gibt es alternative, wahrscheinlich auch bessere Tools. Doch gerade für Menschen, die Social Media nicht geschäftlich betreiben oder deren Unternehmen erst am Anfang steht, sind professionelle Tools oft unerschwinglich. Hier kann Evernote viele Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Content Curation & Wissensspeicher
Für mich der wichtigste Einsatz von Evernote ist das Abspeichern von Artikeln mit Hilfe des Webclippers. Dabei kann ich die Form selber festlegen: ganze Seiten, umformatierte Artikel, Screenshots, Links, einzelne Bilder oder Textpassagen.
Die wesentlichen Vorteile sind:
- Die Artikel bleiben anderes als Bookmarks durchsuchbar.
- Ein Link zur Quelle wird automatisch gespeichert.
- Der Modus „umformatierter Artikel“ ermöglicht beim Surfen entspanntes Lesen und gleichzeitiges Markieren interessanter Stellen.
- Screenshots können gleich mit Anmerkungen versehen werden.
- Ich kann mit Ordnern und Schlagwörtern meine Notizen individuell strukturieren.
- Der Artikel ist auch dann noch verfügbar, wenn die Quelle nicht mehr existiert.
Neben einer eigenen Wissensdatenbank entsteht so ein Pool von Quellen, die ich jederzeit in Social Media teilen kann.
Medienbibliothek
In Evernote habe ich mein eigenes CI-Manual. Hier lege ich wichtige Grafiken wie Logos, Titel- und Profilbilder etc. mit Zusatzinfos ab und habe so immer Zugriff darauf. Das müssen nicht immer typische jpg- oder png-Dateien sein. Auch andere Dateitypen können als Dateianhang eingefügt werden. Aber auch für andere Bilder kommt Evernote zum Einsatz. Verwende ich Bilder aus Bilddatenbanken, speichere ich mir die Downloadseite als Nachweis der Bildquelle ab. Auch Bilder, die ich gerne später verwenden möchte, kommen in einen speziellen Ordner. Auch hier kommt der Webclipper zum Einsatz.
Swipe File
Ein Swipe File ist eine Sammlung von erprobten Anzeigen, Texten etc. Hier sammle ich für mich, aber auch für Kunden Textpassagen, Zitate, Bilder, Facebookbeiträge, Videos und vieles mehr, also alles, was später als Inspiration dienen kann. Der Webclipper ist auch hier das Hilfsmittel schlechthin.
Backup
Mit Automatisierungstools wie IFTTT oder Zapier können eigene Blogbeiträge, Instagrambilder oder favorisierte Tweets in Evernote gespeichert werden. Meinen Newsletter verschicke ich immer auch an meine Evernote-Mailadresse und habe so dort ein eigenes, durchsuchbares Archiv.
Steve Dotto teilt seine Newsletter aus Evernote heraus auf Twitter. Die Notizen können öffentlich freigegeben und damit auch bei Facebook oder Twitter geteilt werden. Er nutzt dazu die Evernote-Integration von Hootsuite.
Redaktionsplanung
Für Evernote gibt es Templates mit Jahres-, Monats-, Wochen- und Tageskalendern. Diese Vorlagen oder eigene Tabellen können für die Redaktionsplanung eingesetzt werden.
Hilfreich dabei sind folgende integrierte Evernote-Funktionen:
- Checkboxen zum Abhaken von Aufgaben oder Workflow-Stufen,
- interne Verlinkung anderer Notizen,
- das gemeinsame Bearbeiten von Notizen im Team und
- die Erinnerungen.
Gerade für diese Aufgabe gibt es sicherlich bessere Tools, aber wer seinen Redaktionsplan ohne viel Schnickschnack in Tabellen schreibt, der kann das auch in Evernote tun.
Beiträge schreiben
Auch Bloggen ist direkt in Evernote möglich. Mit dem Dienst Postachio kann ein Blog rein aus Evernote heraus aufgesetzt werden. Dienste wie Sentinote oder spezielle Plugins ermöglichen den direkten Export von Notizen nach WordPress.
Aber auch ganz schnöde mit Copy & Paste lassen sich Blogbeiträge in Evernote vorschreiben und anderswo einfügen. Evernote bietet eine sehr ablenkungsarme Schreibumgebung. Wer es etwas komfortabler haben will (z.B. mit Markdown), dem empfehle ich Marxico.
Meine Blogbeiträge schreibe ich persönlich nicht in Evernote, aber was ich oft mache sind Materialsammlungen bei komplexen Artikeln. In einer Notiz erfasse ich
dann alle nötigen Informationen: Ideen für Überschriften, Links, Bildideen, Struktur, Aufhänger etc.
Da ich meine private Redaktionsplanung in Trello mache, freue ich mich über die nun verfügbare Integration von Evernote. So kann ich meine Sammlungen an die jeweilige Karte anhängen und hab sie so immer griffbereit.
Meetings und Verwaltung
Zur Vor- und Nachbereitung von Teammeetings oder Kundengesprächen ist Evernote sehr hilfreich. Selbst einfache Präsentationen lassen sich direkt in Evernote erstellen. Neben der Agenda notiere ich in meinen Meeting-Notizen auch alle anfallenden Aufgaben.
Der Vorteil: Ich muss nicht während des Meetings dauernd die Programme wechseln. Nun ist Evernote aber kein vollständiges Aufgabenprogramm. Mittels TaskClone kann ich solche Aufgabenlisten jedoch ganz einfach in meine eigentliche ToDo-App schicken – Backlink zur Notiz inklusive.
Wenn meine Kunden ihre ersten Schritte mit der eigenen Facebookseite machen, beobachte ich das natürlich und notiere mir alle Punkte, die wir dazu besprechen müssen. Screenshots mit Anmerkungen helfen dabei ungemein.
Um das regelmäßige Feedback nicht zu verpassen, dienen die Evernote-Erinnerungen. Es gibt verschiedene Tools, um diese Erinnerungen auch im eigenen Kalender zu erfassen. Mir gefällt besonders gut Cronify, da man damit die Erinnerungen außerhalb von Evernote verschieben kann.